AI a könyvelésben: mit vehet le ma egy könyvelőiroda válláról?

Bizonylatok beolvasása és előkontírozás

A belföldi számlák adatai a NAV Online Számla rendszeréből már géppel is lekérhetők, és a legtöbb könyvelőprogram át is veszi őket. A maradék viszont továbbra is kézi munka: papírnyugták, telefonnal lefotózott bizonylatok, külföldi számlák, szerződések, amelyekből egy-egy tételt rögzíteni kell.

A mai dokumentumfeldolgozó modellek ezekből megbízhatóan kiolvassák a partnert, a dátumot, az összeget és az áfát, és a korábbi könyvelések alapján javaslatot tesznek a főkönyvi számlára is. A könyvelő jóváhagy vagy javít, gépelni már nem kell. A javításokból a rendszer tanulhat, így a javaslatok idővel egyre pontosabbak az adott ügyfélnél.

Banki tételek párosítása

A bankkivonat közleménye gyakran hiányos: elírt számlaszám, csak a vevő neve, vagy egy átutalás, amely három számlát fizet ki egyszerre. A szabályalapú párosítás ilyenkor feladja, és a tétel a könyvelő asztalán köt ki. Egy AI-alapú párosító a hiányos közleményből, az összegekből és a partner korábbi fizetési szokásaiból javaslatot tesz, a bizonytalan eseteket pedig külön jelöli. A cél az, hogy csak a valóban kétes tételek kerüljenek emberhez.

Ügyfélkérdések és hiánypótlás

„Mennyi lesz a negyedéves áfa?”, „Mi hiányzik még a múlt hónapból?”, „Elszámolható ez a laptop?” Ezekre a kérdésekre egy irodában naponta tucatszor kell válaszolni, sokszor ugyanazokkal a mondatokkal.

Az AI két dologban segít. Az ügyfél saját adataiból elkészíti a válasz vázlatát, amit a könyvelő egy pillantással ellenőriz és elküld. A hiánypótlásnál pedig összeveti a beérkezett bizonylatokat a bankkivonattal, és az ügyfél nyelvén megfogalmazott listát küld arról, mi hiányzik. Az ügyfélnek adott választ ellenőrzés nélkül ne küldje ki gép, legalábbis addig, amíg nem bizonyította, hogy az adott kérdéstípusban nem téved.

Ahol a felelősség a könyvelőnél marad

• Adójogi értelmezés. A nyelvi modellek magabiztosan tévednek, különösen a gyakran változó magyar adószabályoknál, és képesek nem létező jogszabályhelyre hivatkozni. Forrásmegjelölés nélküli adótanácsot ne fogadjon el, és a forrást is nézze meg.
• Titoktartás. Az ügyfelek pénzügyi adatai nem kerülhetnek munkatársak privát AI-fiókjába. Erről külön cikkben írtunk: mit szabad bemásolni a ChatGPT-be.
• A bevallás. Amit a könyvelő aláír és beküld, azért ő felel. Az AI előkészíthet, de a döntés nem ruházható át.

Kész szoftver vagy saját fejlesztés?

A könyvelőprogramok egy része már kínál AI-alapú bizonylatfeldolgozást vagy párosítást. Ha az Ön programja tud ilyet, azzal érdemes kezdeni, mert ez a legolcsóbb út.

Saját fejlesztés két esetben éri meg: ha az iroda munkamódja annyira egyedi, hogy a dobozos megoldás nem illeszkedik, vagy ha olyan problémát lát, ami más irodáknál is megvan, és senki nem oldotta meg jól. A második eset már nem költség, hanem lehetőség. A könyvelő pontosan tudja, hol fáj a szakmája, és ez az a tudás, amit egy fejlesztőcsapat nem tud pótolni.